Смолянинов А.П. директор МОУ «СОШ п.Тепличный Саратовского района Саратовской области».
Роль информационных технологий и ресурсов в управлении школой
Электронный документооборот и информационное взаимодействие внутри образовательного учреждения.
В начале III тысячелетия, благодаря стремительному развитию средств информационных и коммуникационных технологий возникает новая, информационная среда обитания, формируется постиндустриальное, информационное общество. Легко спрогнозировать, что в постиндустриальном информационном обществе успешность любой деятельности будет напрямую зависеть от умения гражданина оперативно и осознанно включаться в обмен информацией, от умения отбирать и использовать нужную информацию, основываясь на критическом мышлении и творческой самостоятельности, а также на умении выстраивать коммуникации различных видов и уровней. В настоящее время все большее внимание уделяется вопросу информатизации образования в целом и информатизации школы в частности. Реализуется достаточно большое число целевых программ и проектов. Теперь уже в любой сельской школе сегодня есть один или даже несколько компьютерных классов, различное презентационное оборудование - от проекторов до интерактивных досок. Администрация и учителя школы не только имеют доступ к персональному компьютеру и Интернету, но зачастую просто становятся обладателями индивидуальных рабочих мест прямо в собственных кабинетах. Наличие десятка таких «неученических» компьютеров в городской школе сегодня становится обычным явлением, да и в сельской школе это явление получает прописку (под «неученическими» компьютерами имеются в виду не только те, что находятся в пользовании администрации, но и установленные за пределами компьютерного класса: в учебных кабинетах, библиотеке, учительской). И число таких компьютеров будет, естественно, постоянно увеличиваться, будь то при помощи родителей и общественности как это произошло в нашей школе, или школ получивших по два, а иногда и три кабинета благодаря реализации различных государственных программ.
Встает вполне логичный вопрос об эффективности использования этого оборудования в управлении учебно -воспитательным процессом школы. Процесс передачи и получения информации для принятия управленческих решений в новых условиях значительно мобилизовался благодаря ИКТ.
Рассмотрим существующие в настоящее время «каналы» информационного взаимодействия с использованием ИКТ. Сюда можно отнести файловый сервер, почту, а также голосовую почту, интернет-пейджеры (ICQ, QIP) и/или автоматизированные информационные системы управления, правда АИАС и АСУ к простым и дешевым отнести никак нельзя. Они требуют отдельного достаточно большого разговора, а главное – наличия в школе финансовых возможностей для их приобретения, а также для содержания специалиста по эксплуатации. А самое главное – наличие этого самого специалиста.
Эффективное использование компьютеров возможно при объединении этих компьютеров в единую сеть физически, т.е. об организации сетевого взаимодействия внутри ОУ, о распределении ресурсов локальной сети и доступа в Интранет/Интернет, об обеспечении некоторой безопасности. Используя практический опыт создания сети в нашей школе попробую предложить простой (!) и недорогой вариант организации обмена информацией и использования ресурсов сети на начальном этапе. Электронный документооборот.
Предположим, что все компьютеры школы объединены в единую локальную сеть с постоянным доступом к Интернет. Какие варианты обмена документами между администрацией и учителями появляются у пользователей сети? Первый вариант организации документооборота – тот же, который используется для обмена документами во многих районах нашей области с вышестоящими организациями, – электронная почта. Вариант достаточно простой, но имеет при этом ряд недостатков. Во-первых, он связан с использованием Интернет и внешних почтовых сервисов, следовательно, надежность такого варианта вызывает большие сомнения. Во-вторых, подтверждение о доставке информации адресату можно получить, только запросив уведомление о прочтении сообщения. В-третьих, вариант с использованием e-mail достаточно трудоемок: отправителю требуется выполнить операцию по вложению документа, получателю – осуществить извлечение и отправку подтверждения о получении. И наконец, самое неприятное в этом варианте- электронная почта не предполагает пересылку документов большого объема. К тому же многие документы после обработки должны быть переданы следующему адресату, т. е. приходится снова пересылать тот же документ (возможно, исправленный и дополненный), а это опять временные затраты. И все это - при полном отсутствии контроля по пути следования документа. Поэтому такой вариант следует использовать только в крайнем случае – лишь при отсутствии альтернативы.
Вопрос: как сделать обмен документами удобным для участников? Очевидно, требуется «место» в сети, куда смогут попасть все или некоторые ее пользователи. Другими словами, нужен компьютер, дисковое пространство которого будет использоваться участниками обмена, – файловый сервер. Назовем условно этот компьютер «сервером», так как вопрос в данном случае не об операционной системе, которая будет на нем установлена. На сервере создаются общие папки, которые и будут использоваться для обмена. Один из вариантов такой «общей» папки вы видите на картинке. Внутри папки организуется достаточно логичная структура вложенных папок, таких как: «Администрация», «Учителя», «Объявления» и т. п. Есть среди них папка «Обмен», в которой в свою очередь располагаются папки участников обмена. Дальнейшие действия очень просты: для передачи документ просто копируется в «Обмен» в папку адресата.
Очевидны некоторые преимущества такого варианта. План, полученный из Отдела Образования, можно посмотреть в любое удобное время. И он при этом не «клонируется» с компьютера на компьютер. При такой организации легко можно получить доступ к «объемным» материалам - школьным фотографиям или к презентациям о школе и школьных мероприятиях. Т. е. образуется некоторый архив документов, доступный определенным пользователям сети. Еще один вопрос, возникающий при такой организации взаимодействия в сети: как быть с правами доступа и информационной безопасностью? Для того чтобы ограничить доступ к определенным документам и разграничить права на чтение, запись, изменение, удаление информации для разных пользователей и папок, проще всего использовать файловую систему NTFS и какую-нибудь операционную систему, умеющую с этой файловой системой работать. Напрашивающийся вариант – Windows 4.0, 2000, XP, 2003 SERVER. Причем, подчеркну, что это не обязательно должна быть серверная ОС. Все зависит от максимального числа необходимых одновременных подключений к вашему «серверу». Хотя даже Windows 4.0 Server в этом случае предпочтительней: по крайней мере, ни возникнет ситуации, в которой кто-нибудь из участников обмена получит сообщение о невозможности подключения к «серверу» в связи с тем, что достигнуто «максимальное число подключений». В полученном комплекте «Первая помощь» эта версия есть.
Использование такого способа обмена информацией внутри организации снимает «зависимость» обмена от внешних факторов (наличие Интернет, работа внешних почтовых серверов), исчезает ограничение на объемы информации, появляется возможность создания «общих» ресурсов (таких, как Планы ОО, Фотографии и пр.) Но, вместе с тем, появляются и устанавливаются негласные или документально оформленные Правила обмена документами, принятые внутри сети к обязательному исполнению каждым участником. Выполнение их делает обмен упорядоченным и комфортным. Попробую остановиться на некоторых из них.
Непременное правило «Почти пустая» папка для обмена. Для того чтобы ориентироваться в том, какая новая информация поступила к участнику обмена, он «вынужден» содержать свою папку в порядке. Другими словами, если в папке «Обмен» слишком много документов, то это уже не Обмен, а Архив. Поэтому одно из главных условий эффективности такого способа обмена – убирать документы из папки после обработки. Это не сложно, и, если выполняется систематически, не занимает много времени.
Второе правило. Необходимость регулярного просмотра своей папки в «Обмене». Естественно, что сопровождать каждый документ информацией типа «Вам в папку поступил документ» не нужно. Да большинство документов и не требуют моментальной реакции. А посмотреть один раз в течение дня в свою папку – дело привычки и аккуратности. По крайней мере, это проще, чем в течение дня читать постепенно приходящие письма от своих же коллег или администрации.
Третье правило. Сопровождение срочной информации информационным сообщением по другим каналам связи. Естественно, что срочную информацию приходится сопровождать дополнительным сообщением: по телефону, посредством ICQ или как-либо еще. У нас в школе для таких целей в основном используется внутренний чат, так как голосовая почта Skype (бесплатно и удобно) пока заблокирована фильтром «О безопасной работе в сети Интернет».
Правила использования общих ресурсов сети возникают в процессе обмена, как и необходимые дополнительные папки в Обмене: все мы организуем работу так, как нам удобно, ориентируясь на специфику собственной деятельности, опыт и традиции. Например, может возникнуть необходимость в создании папки «Почта», куда переправляются все приходящие на официальный адрес школы письма, вероятно, появится функция подтверждения получения срочной информации и т. п.
Итак, документооборот в школе как-то наладился. Что еще достаточно просто можно получить, если существует единая локальная сеть и выделенный доступ в Интернет?
Теперь собственно о самой школьной локальной сети. С чего начать?
Начинать, конечно, нужно с физической организации локальной сети. Моделей топологии сети достаточно много. Есть варианты недорогие (самостоятельная прокладка кабеля и обжим проводов), можно, затратив определенные средства, воспользоваться услугами какой-либо фирмы. Здесь все упирается только в финансовые возможности ОУ. Но в любом случае единая сеть в школе – необходимое условие дальнейшего развития.
На самом деле главный вопрос сегодня – это не первоначальная организация сети и даже не приобретение лицензионного программного обеспечения, т. е. те «единовременные» затраты, которые любая школа со временем сможет себе позволить. Вопрос в постоянном обслуживании и развитии, для которого необходимо наличие в школе специалистов, таких как системный администратор, инженер по обслуживанию техники, методист по информационным технологиям, заместитель директора по информатизации. И этот вопрос пока остается нерешенным: в штатных расписаниях школ эти единицы отсутствуют. В лучшем случае существует один человек, который выполняет все функции сразу. Хотя в большинстве школ и этот один человек отсутствует, а квалификация простого учителя информатики не позволяет выполнять те необходимые функции, о которых говорилось. Да и времени у него просто нет: ведь основная его работа – это уроки. Об этом как раз и приходится думать сегодня руководителю ОУ, предполагающему внедрение и развитие ИКТ в области управления школой. Все, о чем здесь говорилось, очевидно для опытных пользователей, системных администраторов и прочих специалистов в области ИТ. Конечно, в идеале - и наличие в школе выделенного сервера, и существование домена, и наличие системного администратора, и развертывание автоматизированных систем управления. Схема такой организации сети второго уровня (доменной организации доступа к ресурсам) в школе п.Тепличный отработана на практике и сейчас вместе с внедрением АИАС «Аверс-Директор», проходит тестирование и отладку
. Правда это тема уже другого разговора, подробнее о ней можно прочесть на нашем школьном сайтеhttps://saratov-school.ru/component/option,com_frontpage/Itemid,138/ статье «Информационно-коммуникационные технологии в учебно-воспитательном процессе сельской школы» (опыт внедрения, проблемы и перспективы), но если в вашей школе пока этого всего нет, с чего-то нужно начинать. И начинать лучше с простого решения…